Styrekoordinator og styresekretær: Roller, ansvar og forskjeller
I de fleste virksomheter er det én person som har ansvaret for å håndtere de praktiske oppgavene knyttet til styrearbeidet. I mindre virksomheter ligger dette ansvaret ofte hos daglig leder eller styreleder, men det kan også være økonomiansvarlig eller én eller flere andre personer i administrasjonen – eller eksterne aktører, som for eksempel en regnskapsfører. I større virksomheter kan ansvaret være lagt til en dedikert person eller et helt team. Oppgavene kan også fordeles mellom flere personer. Uavhengig av organisering og virksomhetens størrelse omtales disse personene ofte som styrekoordinator eller styresekretær.
I Norge er det ikke et lovkrav for selskaper å ha en slik rolle, men i enkelte andre land, som Storbritannia, er det obligatorisk for public limited companies (allmennaksjeselskaper) å ha en company secretary.
Begrepene styrekoordinator og styresekretær brukes ofte om hverandre, da oppgavene deres kan overlappe, men det er viktige forskjeller mellom rollene. Selv om begge er sentrale for et velfungerende styre, varierer deres ansvarsområder og kompetansekrav.
Hva er en styrekoordinator?
En styrekoordinator er en seniorleder med et kritisk ansvar for styring og administrasjon. Rollen innebærer å sikre at informasjon flyter effektivt mellom styret og andre deler av organisasjonen, samt at all styrevirksomhet overholder gjeldende lover og forskrifter. Styrekoordinatoren er ofte en nøkkelperson for å sikre god selskapsstyring.
I tillegg har en styrekoordinator et helhetlig ansvar for å støtte styret i å nå sine mål. Dette inkluderer både strategisk planlegging og praktisk gjennomføring. Som en brobygger mellom styret og ledelsen sørger styrekoordinatoren for at styret har tilgang til den nødvendige informasjonen og støtten for å utføre sine oppgaver effektivt. Rollen krever sterke organisatoriske ferdigheter, strategisk innsikt og en solid forståelse av virksomhetens overordnede mål og regulatoriske krav.
Typiske oppgaver:
Utvikle styrets arbeidsplan og sikre at den er i tråd med organisasjonens overordnede mål.
Holde styret informert om relevante frister og krav, som styrefullmakter, årsregnskap og generalforsamling.
Planlegge og koordinere møteagenda for både styremøter og generalforsamlinger i samarbeid med styreleder og daglig leder, og sørge for at lovpålagte og andre sentrale saker blir satt på agendaen og behandlet.
Sørge for at styret mottar relevant informasjon og at styredokumenter blir distribuert i tide.
Sikre effektiv gjennomføring av styremøter og generalforsamling, inkludert teknisk støtte for digitale møter og logistikk for fysiske møter, som catering eller møtefasiliteter.
Onboarde nye styremedlemmer samt bygge og vedlikeholde relasjoner med styremedlemmer, ledelsen og andre sentrale interessenter.
Identifisere behov for kompetanseutvikling blant styremedlemmene og organisere relevante opplæringsprogrammer.
Lede prosjekter relatert til styrearbeidet, som revisjon av styrets mandat eller utvikling av nye styrekomiteer.
Evaluere styrets arbeid og bidra til kontinuerlig forbedring av styreprosesser.
Rollen som styresekretær
Hva er en styresekretær?
En styresekretær har en mer operativ rolle med fokus på de daglige administrative oppgavene knyttet til styret. Styresekretæren sørger for at styremøtene blir effektivt gjennomført og at beslutninger blir fulgt opp. Rollen krever nøyaktighet, evne til å håndtere detaljer og grunnleggende forståelse av styrets formelle rammeverk.
Typiske oppgaver:
Oppdatere og vedlikeholde kontaktinformasjon og andre relevante opplysninger om styremedlemmer.
Bestilling av møtelokaler og praktisk tilrettelegging.
Organisering av reise og overnatting for styremedlemmer som må reise til møtene.
Utsendelse av styredokumenter.
Føre protokoll fra styremøtene og sikre at beslutninger blir dokumentert.
Sikre at protokoller blir signert og arkivert korrekt.
Oppfølging av aksjonspunkter og beslutninger fra tidligere møter.
Rapportere nødvendige opplysninger om styrets arbeid og beslutninger til Altinn.
